Wie kann ich das Thema Prozesse und Prozessmanagement am besten vermitteln und bei der Belegschaft so platzieren, dass die Einführung ein Erfolg wird? Das ist eine zentrale Frage, die sich Unternehmen bei der Einführung eines Prozessmanagements und einer BPM-Softwarelösung frühzeitig stellen sollten. In einer siebenteiligen Beitragsserie teilt Dr. Kai Krings seine Erfahrungen aus über 30 Jahren Organisationsentwicklung und Prozessmanagement. Business-Partner steuert hierzu nicht nur Beispiele aus zahl- und erfolgreichen Kunden-Projekten bei, sondern spannt auch den Bezugsrahmen für die sieben Erfolgsfaktoren auf. Sie basieren auf unserem Reifegradmodell, mit denen sich Unternehmen Schritt für Schritt mit ihrem Prozessmanagement weiterentwickeln können.

1. Attraktives Zukunfts- und Zielbild

• Haben alle Beteiligten ein einheitliches Zielbild, was durch das Arbeiten an und mit Prozessen besser werden kann und was ihnen Prozessorientierung persönlich bringt?
• Was bringt es den Führungskräften, was den Mitarbeitern?
• Gibt es einen Auftraggeber oder Sponsor im obersten Führungskreis?

2. Klarer Kunden- und Stakeholderfokus

• Werden externer und interner Kundenfokus durch Prozesslandkarten mit guter Visualisierung der Zusammenhänge des Geschäfts unterstützt?
• Fördern die dargestellten Prozesse ein durchgängiges Prozessverständnis (end2end) und die Steuerung mit klaren Zielen und Übergabepunkten?

3. Anwenderorientierte Prozessgestaltung und -dokumentation

• Wurden die Prozesse mit Vertretern aller Beteiligten und klaren Zielen entwickelt, abgestimmt, eingeführt, geschult und eingeübt?
• Sind die Prozessdiagramme einfach zu erstellen und einfach zu verstehen?
• Nutzen sie einfache Konventionen, fokussieren auf Übersichtlichkeit und einen zielgruppen- und zweckbezogenen Informationsgehalt?
• Werden Zielgruppen durch personalisierte Sichten auf Prozesse und vernetzte Informationen unterstützt?

4. Transparente Rollen und Verantwortlichkeiten

• Wurden die Rollen in den Prozessen (RACI/DEBI, Swimlanes) mit ihren Kompetenzen und Verantwortlichkeiten definiert?
• Lassen sich diese Rollen konsistent mit den Stellen und Funktionen in der Aufbauorganisation verbinden?

5. Verwendbare Daten, Informationen und tiefes Wissen

• In welcher Form liegen Daten, Informationen und Dokumente vor und können sie praxisgerecht genutzt werden?
• Sind die Daten hinreichend gut strukturiert, um sie für Digitalisierung und Automatisierung zu nutzen?

6. Wirkungsvolle Führung und Prozessorganisation

• Wurden die Verantwortlichkeiten für die Prozesse (strategisch, operativ) mit den Beteiligten definiert und mit den Prozessen eingeführt?
• Wird die Prozessausführung durch operative Prozessverantwortliche überwacht, unterstützt und mit den Beteiligten verbessert?

7. Aussagekräftige Prozessmessung und -steuerung

• Werden Prozesskennzahlen gemessen, visualisiert und von den Beteiligten zur Steuerung genutzt? Werden Chancen und Risiken ermittelt und zur Weiterentwicklung genutzt?
• Werden Fortschritte in der Prozessorientierung ermittelt, kommuniziert und hinreichend gewürdigt?

Bei der Auseinandersetzung mit den Fragen werden Sie festgestellt haben, dass die Umsetzung sehr unterschiedlich breit (über viele Prozesse) oder tief (bezogen auf die wirksame Umsetzung aller Anforderungen) sein kann. Je weiter das Prozessmodell Ihres Unternehmens ausgebaut ist und je besser die Prozesse inklusive der Führungsprozesse gelebt werden, umso mehr Potenziale der Prozessorientierung können Sie erschliessen. Gerade der Führungsprozess „Prozesse managen“ entfaltet mit steigendem Reifegrad das Potenzial, im Unternehmen tatsächlich über Prozesse führen und steuern zu können.

Unser Reifegradmodell gliedert sich in die oben aufgeführten Erfolgsfaktoren und besteht aus rund 30 Einzelkriterien, welche den Excellence- und Nachhaltigkeitsgedanken des EFQM Modells aufgreifen und sich in den Reifestufen nicht nur farblich an Lean-Six-Sigma orientieren. Aus unserer Erfahrung und Überzeugung sollten die Kriterien von Beginn an gut aufeinander abgestimmt und gleichförmig entwickelt werden.

Um den Fokus bei der Prozessentwicklung auf die relevanten Geschäftsfälle und -prozesse zu legen, hilft die Einstufung der Prozessketten in einem Portfolio. Hier bewerten wir sowohl den Wertschöpfungsbeitrag als auch den Beitrag zur Strategieumsetzung. Dies ermöglicht eine Konzentration auf die Schlüsselprozesse (im Portfolio oben rechts) oder auf jene Prozesse, die es in der Organisation besser nicht geben sollte (im Portfolio unten links).

Im Rahmen einer siebenteiligen Beitragsserie wird unser Partner Intellior chronologisch alle sieben Erfolgsfaktoren für eine nachhaltig wirksame Prozessorientierung im 2-Wochen-Zyklus detaillierter thematisieren. Sie finden die Beiträge hier.

Am Ende der Beitragsserie werden die Erfolgsfaktoren in einem Whitepaper zusammengefasst. Sie können das Whitepaper gerne bei uns vorab bestellen. Sprechen Sie mit uns, wie wir Ihr Prozessmanagement auf die nächste Reifestufe heben können.

Fast hätten wir es vergessen. Der achte Erfolgsfaktor ist ein leistungsstarkes BPM-Tool: Wir setzen als Vertriebspartner für die Schweiz auf Aeneis als Basis für unsere Swiss Process Suite.